درحاليکه شما هميشه اطلاعات را به صورت مستقيم به جدول پايگاه داده وارد مي کنيد ممکن است استفاده از فرم ها براي تان راحت تر باشد. فرم ها اين اطمينان را به شما مي دهد که اطلاعات درست را در مکان و فرمت دقيق وارد کنيد.
اين درس مزاياي استفاده از فرم ها در يک پايگاه داده را مورد بررسي قرا مي دهد. مثالهايي از فرم هاي مختلف را بررسي خواهيد کرد و اجزايي را شکل مي دهيد. در پايان، شما ياد خواهيد گرفت که چگونه از فرم ها براي وارد کردن اطلاعات جديد استفاده کنيد و اسناد موجود را بررسي و ويرايش کنيد. در اين آموزش، از اين پايگاه داده ساده استفاده خواهيم کرد.فرم ها بسيار مشهور هستند چون براي شخصي که به دنبال اطلاعات است يا شخصي که آن را ارائه کرده مفيد هستند.آنها شيوه اي از اطلاعات مورد نياز در يک فرمت خاص هستند، که به معناي اين است که شخص مي داند دقيقا کدام اطلاعات را در نظر بگيرد يا آن را در کجا قرار بدهد.
اين فقط براي فرم هاي در اکسس صحيح است. زمانيکه شما اطلاعاتي را در يک فرم در اکسس وارد مي کنيد، اطلاعات دقيقا جايي مي رود که فرض مي شوند مي روند: وارد يک يا چند جدول مرتبط. در حاليکه وارد کردن اطلاعات به يک جداول ساده تا حدي مستقيم است، ورودي اطلاعات مي تواند پيچيده تر شود زمانيکه شما جداول شلوغ را با اسناد از جاهاي ديگر در پايگاه داده شروع مي کنيد. به عنوان مثال جدول سفارشات در پايگاه داده هاي نانوايي ممکن است به اطلاعات در مورد مشتريان، محصولات و قيمت ها گرفته شده از جداول مربوطه متصل باشد. به عنوان مثال در سفارشات در زير قسمت ايدي مشتري متصل به جدول مشتريان است.
در حقيقت، به منظور بازبيني سفارش کامل شما همچنين بايد جدول ايتم سفارش را ببينييد، جاييکه ايتم هاي منو که هر سفارش را مي سازند ثبت مي شوند.
اسناد در اين جداول شامل شماره هاي ايدي اسناد از جداول ديگر مي شود. شما نمي توانيد فقط با نگاهي سرسري به اين اسناد ياد بگيريد چون شماره هاي ايدي به شما چيزي در مورد داده هايي که به انها مربوط مي شود نمي گويد . علاوه بر اين، به دليل اينکه شما بايد دو جدول را ببينيد تا يک سفارش را بازبيني کنيد بايد زمان سختي را داشته باشيد تا حتي يک داده دقيق را پيدا کنيد. اين مساله اسان هست که ببينيد که چگونه بسياري از اسناد را بررسي يا وارد کنيد اين شيوه مي تواند يک کار سخت و طاقت فرسا باشد.
يک فرم حاوي داده هاي مشابه ممکن هست شبيه اين به نظر برسد:
همانگونه که مي توانيد ببينيد، اين ثبت مي تواند بسيار آسانتر درک شود زمانيکه به شکل فرم بررسي شود. اصلاح ثبت نيز آسان تر خواهد بود چون مجبور نخواهيد بود تا هرگونه شماره ايدي را به منظور وارد کردن اطلاعات جديد بدانيد. زمانيکه شما يک فرم را استفاده مي کنيد، لازم نيست که در مورد وارد کردن اطلاعات به جدول دقيق يا يک فرمت دقيق نگران باشيد اين فرم مي تواند اين چيزها را خودش کنترل کند. لازم نيست که جداول را عقب و جلو کنيد چون فرم ها تمام اطلاعاتي را که شما نياز داريد در يک جا گرداوري مي کند.
نه تنها فرم ها فرايند وارد کردن اطلاعات را براي کاربر آسان تر مي کند، اما آنها باعث مي شوند تا پايگاه داده ها خودشان به آرامي کارساز و موثر باشند. با استفاده از اين فرم ها طراحان پايگاه داده مي توانند دقيقا کنترل کنند که چگونه کاربران مي توانند با پايگاه داده ها تعامل داشته باشند. آنها حتي مي توانند محدوديت هاي را در مورد اجراي فرم فردي تنظيم کنند تا مطمئن شوند که همه اطلاعات مورد نياز وارد شدند و همه آنها به يک شکل معتبر وارد شدند. اين مفيد خواهد بود زيرا حفظ داده ها به صورت ثابت و سازمان يافته براي پايگاه داده دقيق و قدرتمند ضروري است.
درباره این سایت